Der sich immer schneller verändernde Markt setzt Unternehmen unter Druck, Trendthemen, wie Agilität, Digitalisierung, IoT und Industrie 4.0, umzusetzen. Damit das Unternehmen marktfähig bleibt, müssen seine Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter einem Veränderungsprozess unterliegen. Oft gibt es Vorgaben ad hoc agile Methoden einzusetzen. Es reicht dabei allerdings nicht aus, Lösungen wie bspw. agile Vorgehensweisen vorzugeben. Die Veränderungen müssen bei den Menschen im Unternehmen beginnen. Doch was bedeutet das für individuelle Unternehmensstrategien?

Die Aufgabe als klassischer Requirements Engineer (RE) besteht darin, strukturiert mit Anforderungen umzugehen. Sie müsste jedoch zusätzlich darin bestehen, alle Beteiligten bestmöglich einzubinden und einen klaren Weg im volatilen Projektalltag aufzuzeigen, indem man auf die Menschen und das Vorgehen mit zugeschnittenen Methoden eingeht. Unsere Aufgabe als moderne RE‘ler muss es also sein, die Barrieren zwischen den Menschen aufzubrechen, die Akzeptanz der Veränderung zu fördern und eine effektive Zusammenarbeit anzuregen und zu begleiten. Wir müssen Teil des Prozesses werden und somit direkt zum Erfolg beitragen.

Unsere Projekte haben gezeigt, dass das klassische Requirements Engineering nicht mehr ausreicht, den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Aber wenn schon RE nicht mehr ausreicht, was dann? Die Lösung ist die Anforderungsvermittlung: Die Methoden der Anforderungsvermittlung (AV) helfen Anforderungen in unterschiedlichen Situationen mit beliebigen Fragestellungen systematisch und strukturiert, sowohl klassisch als auch agil, zwischen unterschiedlichen Beteiligten (Stakeholdern) zu vermitteln. Als Resultat wird so, bei richtiger Anwendung der Anforderungsvermittlung, ein gemeinsames Verständnis bzgl. der Anforderungen zwischen allen Stakeholdern erreicht.

Unsere Erfahrung und der intensive Austausch mit unseren Kunden haben bestätigt, dass die reine Methodenkompetenz aus dem Requirements Engineering nicht ausreichend ist, um Digitalisierungsvorhaben oder Entwicklungen im Rahmen agiler Transformationen zum Erfolg zu führen. Daher haben wir das Rahmenwerk der Anforderungsvermittlung (s. folgende Abbildung) definiert und in verschiedene Bereiche strukturiert: Ausrichten, Einbinden, Ermitteln, Dokumentieren und Steuern. Das Rahmenwerk ist eine Erweiterung der RE-Methoden nach IREB (International Requirements Engineering Board) konkreter Methoden anderer Disziplinen, Handlungsempfehlungen und Hilfestellungen, die sich bei Vorhaben in verschiedensten Bereichen wie der Digitalisierung und agilen Transformation bewährt haben.

Ausrichten

Es ist wichtig, zu Beginn eines jeden Projekts (sowie nach jeder Projektphase / Iteration) zu prüfen, ob das Projekt und das Vorgehen korrekt ausgerichtet sind und in die Unternehmensziele einzahlen. Die Erstellung eines Business Cases für das Vorhaben kann schnell die Fragen nach Bedarf, Aufwand und Nutzen beantworten. Weiterhin sollten zu Beginn alle Einflussfaktoren identifiziert sein, die auf den Umfang (Scope) einwirken. So stellt sich bereits zu Beginn klar heraus, ob das Digitalisierungsvorhaben für das Unternehmen oder das konkrete Produkt überhaupt notwendig und rentabel ist. Das ist nicht immer der Fall!

Darüber hinaus lässt sich durch die klare Formulierung der Vision oder des Bedarfs ein einheitliches Verständnis zum Vorhaben bei den in dieser Phase beteiligten Menschen erlangen. Bei allen wichtigeren Änderungen ist die Ausrichtung zu prüfen und bei Bedarf anzupassen! Weiterführende Informationen zum Bereich Ausrichten finden Sie hier.

Einbinden

Zur Ermittlung der wesentlichen und relevanten Aspekte sind die Menschen entscheidend. Eine Nichtberücksichtigung von Interessensvertretern (Stakeholdern) erzeugt Risiken, da bestimmte Aspekte nicht berücksichtigt werden könnten. Um diese Risiken zu minimieren, ist die Erarbeitung einer möglichst vollständigen Stakeholderliste notwendig. Getrennte Organisationseinheiten sollten hier an einen (virtuellen) Tisch geholt werden, sodass sich Barrieren auflösen können.

Menschen sind allerdings mehr als reine Anforderungsquellen. Gerade bei Digitalisierungsvorhaben oder einer agilen Transformation entstehen bei den Menschen Ängste durch die Veränderungen. Wenn diese Ängste nicht erst genommen werden und Betroffene nicht zu Beteiligten gemacht werden, kann dieses schnell zu einem Stop des Vorhabens führen. Weiterführende Informationen zum Bereich Einbinden finden Sie hier.

Ermitteln

Um Anforderungen an ein IT-System identifizieren zu können, müssen gezielt passende Ermittlungstechniken festgelegt werden. Das geschieht auf Basis der zuvor definierten Ausrichtung (Bedarf, Scope und Einflussfaktoren), der eingebundenen Stakeholder und weiteren Anforderungsquellen. Die Auswahl von geeigneten Ermittlungstechniken und eine starke Vermittlerrolle ist oftmals der entscheidende Faktor, da hier die Stakeholder verstärkt eingebunden werden.

Nutzen sie Methoden, die bisher gut funktionieren und ergänzen Sie sie mit neuen, innovativeren Möglichkeiten. Haben Sie schon einmal ein Anforderungsdokument aus einer Story Map abgeleitet? Weiterführende Informationen zum Bereich Ermitteln finden Sie hier.

Dokumentieren

Die Ergebnisse des „Ermitteln“ der Anforderungen müssen geeignet und nachhaltig dokumentiert werden. Für ein Verständnis über aktuelle und für die Digitalisierung relevante Maßnahmen ist es außerdem notwendig, die Methoden des RE u.a. mit einer angemessenen Geschäftsprozessmodellierung zu erweitern. Durch diese Kombination der Methoden des Requirements Engineering und der Geschäftsprozessmodellierung kann der Kontext, in dem die digitale Transformation stattfindet, transparent gemacht werden. Gleichzeitig wird ein Austausch zwischen den Stakeholdern initiiert, welcher unabhängig der unterschiedlichen Fachsprachen (Fachbereich <-> IT) ist und so zu einer Schärfung des einheitlichen Verständnisses und der Erwartungshaltung beiträgt. Weiterführende Informationen zum Bereich Dokumentieren finden Sie hier.

Steuern

Eine phasenübergreifende, unterstützende Querschnittsaktivität ist notwendig, die parallel alle zuvor beschriebenen Phasen begleitet. Der Anforderungsvermittler steht in kontinuierlicher Kommunikation mit dem Projektteam, d.h. er ist nicht nur der zentrale Ansprechpartner für Anforderungen, sondern auch der Ansprechpartner für die resultierenden Veränderungen. Er ermöglicht so eine schnelle Reaktionsfähigkeit bei Änderungen im Vorhaben oder im Systemkontext (z.B. Änderungen am Markt oder bei involvierten Partnersystemen). Weiterführende Informationen zum Bereich Steuern finden Sie hier.

Digitalisierung und agil heißt nicht planlos agieren und „wir schauen einfach mal was passiert“, sondern bedarf einer klaren Struktur, um den nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere in Zeiten von Home-Office, virtuellen Teams und Video-Konferenzen. Weiterführende Informationen zum Thema einer klaren Fokussierung in Zeiten von Home-Office finden Sie hier.