Anforderungsbasierte Synchronisation von Teams im Home-Office

Fokussierte Zusammenarbeit aus dem Home-Office

Aufgrund der Auswirkungen von SARS-CoV-2 / CoVID-19 auf die Unternehmen wird aktuell eine Zusammenarbeit über verteilte Teams wichtiger. Viele Mitarbeiter müssen sich im Home Office organisieren und mit anderen abstimmen.

Eine Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht ist nicht mehr überall möglich. Die Inhalte physischer Kanban Boards oder Zettelwirtschaften im Büro müssen digital zur Verfügung stehen. Wir brauchen für eine klare Ausrichtung trotzdem die Möglichkeit, Ziele transparent zu machen, Informationen fokussiert auszutauschen und Entscheidungen festzuhalten.

Fokussierte Zusammenarbeit aus dem Home-Office

Wie funktioniert eine fokussierte Zusammenarbeit mit verteilten Teams

Wir haben aktuell viele Technologien, die eine Zusammenarbeit auch aus dem Home - Office ermöglichen. Nun ist es wichtig, diese effizient zu nutzen, Abhängigkeiten rechtzeitig aufzulösen und Verschwendung bei Abstimmung und Dokumentation zu vermeiden. Unsere Empfehlung ist die gemeinsame Ausrichtung über drei Abstraktionsebenen.

Klare Ziele definieren

Jeder im Team muss wissen, was zu tun ist und wo die Reise hingehen soll. Wenn wir nicht mehr im Büro zusammen sitzen und uns nicht auf Zuruf austauschen können, benötigen wir eine klare Definition des Ziels (nicht einzelner Arbeitsschritte).

Konkret könnte das eine Beschreibung des Ziels, Projektes, Produkts oder Vorhabens in einem Unternehmenswiki sein (z.B. Confluence). Die Beschreibung ist auf einen längeren Zeithorizont angesetzt (z.B. 6 bis 12 Monate) und sollte Informationen zu klaren und messbaren Kennzahlen beinhalten.

Beispiel: “Wir möchten Transparenz über Geschäftsprozesse und Unternehmenskennzahlen durch die Einführung einer BI-Lösung schaffen, um uns zeitnah auf die sich schnell ändernden Kundenanforderungen einstellen zu können ...”

Teilziele und Zyklen für regelmäßige Synchronisation festlegen

Damit wir konkrete Tätigkeiten oder Aufgaben aus den Zielen ableiten können, benötigen wir abgestimmte Teilziele. Diese sollten für einen kürzeren Zeitraum gesetzt werden (z.B. 1 bis 3 Monate), detaillierter beschrieben sein und insbesondere Informationen über Abhängigkeiten aufzeigen. So hat jeder Einzelne aus dem Team die Möglichkeit, auch im Home-Office unabhängig von anderen Personen daran zu arbeiten.

Die Definition von Teilzielen kann in einem Ticketsystem wie Jira bspw. über “Epics” abgebildet werden. Das Aufzeigen von Abhängigkeiten wird über Verknüpfungen realisiert. Alle für den aktuellen Zyklus relevanten “Epics” können dann auch in Confluence über einen einfachen Filter übersichtlich dargestellt werden. Eine transparente Ausrichtung ist gegeben.

Beispiel: “Zur Betrachtung der Schmerzpunkte wurden die 10 bereichsübergreifend wichtigsten Prozesskennzahlen im BI-System abgebildet. Diese sind …”

Die Zyklen dienen der regelmäßigen (auch Team übergreifenden) Synchronisation und dem Zusammenfügen von Teilergebnissen.

Operative Tätigkeiten und Austausch für das Tagesgeschäft

Konkrete Tätigkeiten, Aufgaben und Anforderungen, die für die Umsetzung der Teilziele notwendig sind, sollten von jedem selbst und auf das Nötigste beschränkt dokumentiert und für das Team transparent gemacht werden.

Es empfiehlt sich dies nach dem Konzept der 3C's zu tun: Card, Conversation und Confirmation. Dieses Konzept wird oft mit „User Stories“ in Verbindung gebracht und gilt als Prinzip für die notwendige aber leichtgewichtige Dokumentation im agilen Vorgehen:

  • Card = Nur das Nötigste beschreiben; es passt auf eine Karte.

  • Conversation = Die schlanke Beschreibung des Vorgangs dient als Kommunikationsmedium im verteilten Team und kann als Anhaltspunkt für Abstimmungen (Themen-basierte Chats wie Slack, Teams, Mattermost oder Video-Konferenzen) genutzt werden. Entscheidungen und Auflösungen von Konflikten können für die weitere Zusammenarbeit festgehalten werden.

  • Confirmation = Es sind klare Ergebnisse (Akzeptanzkriterien) beschrieben, die nach der Durchführung in der nächsten Konversation abgehakt werden können.

Synchronisation von Teilzielen

In festen und regelmäßigen Online-Besprechungen (z.B. wöchentlich) können Ergebnisse und neu anzugehende Tätigkeiten besprochen werden.

Durch die Verknüpfung der Teilziele (z.B. “Epics”) mit den operativen Tätigkeiten (z.B. “Jira Tasks”) ist ein klarer Fokus gegeben. In den festgelegten Intervallen kann jedes Teammitglied die Tätigkeiten anhand der “Jira Tasks” vorstellen, nachvollziehen und Erkenntnisse und Auswirkungen dem übergeordneten “Epic” zuordnen.

Synchronisation von Teilzielen

Fazit

Durch die oben dargestellte Definition von Zielen, Teilzielen und konkreten Maßnahmen ist zu jeder Zeit für das verteilte Team ein klarer Fokus gegeben. Auch aus dem Home-Office sind Tätigkeiten und Maßnahmen transparent.

Ein schöner Nebeneffekt ist: Die Teams arbeiten Tätigkeiten nicht ab, sondern lernen über Ziele und Teilziele nachzudenken. Die Ableitung von Maßnahmen entsteht im Laufe dieser Art der Zusammenarbeit selbstorganisiert. Die Basis für mehr Agilität ist gelegt.

Wie wir Sie dabei unterstützen können

Wir helfen Ihnen, Struktur und Fokus in die Zusammenarbeit mit verteilten Teams und aus dem Home - Office heraus zu erhalten. Dazu definieren wir mit Ihnen ein individuelles Informationsmodell für die o.g. Abstraktionsebenen mit den für Sie benötigten Informationen (Attributierungsschema). Wir unterstützen Sie bei der Durchführung der Abstimmungen und dem Regelaustausch über (Online-)Meetings und helfen Ihnen so, Ihre Arbeit strukturiert und fokussiert fortzusetzen.

Über den Autor:

Jesko Schneider Anforderungsfabrik

Jesko Schneider

ist Gründer und Geschäftsführer der Anforderungsfabrik GmbH & Co. KG. Er ist als Berater, Trainer und Coach in unterschiedlichen Branchen und Unternehmen, rund um das Thema Requirements Engineering und deren Umsetzung bei der agilen Produktentwicklung, tätig. 

Sein Einsatz in Kundenprojekten umfasst die Optimierung der Zusammenarbeit bei der komplexen Produktentwicklung im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben (klassisch, agil oder hybrid).

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