Der Zweck der Umstrukturierung muss sehr genau geklärt werden

Form folgt Funktion! Was hat diese Aussage mit dem Wandel von Organisationen zu tun?

Wir stoßen immer wieder auf Unternehmenslenker, die davon überzeugt sind, ihr Unternehmen umstrukturieren zu müssen. Sie stoßen offensichtlich an Ihre Grenzen und sehen das Heil in einer anderen Struktur und Organisationsform.

Häufig wird nach der Restrukturierung und Reorganisation aber festgestellt, dass zwar einige Dinge besser, dafür aber andere Themen, die bisher keine Probleme darstellten, schlechter laufen.  Warum ist das so?

Was sind eigentlich Strukturen? Strukturen beschreiben notwendige Prozesse und Abläufe, die sich aus einer Geschäftstätigkeit ergeben. Je nach Produkt und Art der Vermarktung, sind diese aber sehr unterschiedlich. Wenn man jetzt noch bedenkt, dass Unternehmen sehr unterschiedliche Historien haben und von unterschiedlichen Menschen geprägt wurden, erkennt man die Vielzahl der Variationen.

Werden nun im Rahmen einer Restrukturierung zu viele Veränderungen zu radikal umgesetzt, entstehen nicht die erwarteten notwendigen Anpassungen, an veränderte Rahmenbedingungen des Marktes, sondern Irritationen und Verunsicherung bei den Mitarbeitern. Schlechtere Abläufe und Prozesse können die Folgen sein. Anders als gedacht, verschlechtern sich Strukturen.

Häufige Probleme bei Restrukturierungen

Eine Organisation ist in der Regel sehr komplex. Es ist darum schwer, bis fast unmöglich die gesamte Komplexität, von internen und externen Faktoren, eines Unternehmensökosystems zu verstehen. Zu glauben, dass durch die Analyse eines Teils der Firma das gesamte Unternehmen verstanden wird, ist gefährlich. Die implementierten Lösungen, die aus einer unvollständigen Analyse resultieren, führen gewöhnlich zu unerwünschten Effekten.

Zudem werden wichtige informelle Prozesse, die sich über die offizielle Struktur gelegt haben und häufig für einen reibungslosen Ablauf sorgen, unterbrochen. Manche Manager wollen genau diese Unterbrechung, um wieder das Gefühl der Kontrolle zu bekommen.

Ist aber nicht genau diese informelle Struktur, eine Basis für die Entwicklung einer flexiblen Organisationsform?

Warum Umstrukturieren?

Was ist der eigentliche Grund für die Umstrukturierung? Um was geht es genau und was ist der eigentliche Treiber? Ist es die Motivation des Managements Ihre Ziele zu verbessern? Sind diese Ziele aber ausschließlich auf den Kundenzweck ausgerichtet oder gibt es auch sehr individuelle, persönliche Motive für die Anpassungen? Für die Beantwortung dieser Fragen, dürfte der Phantasie keine Grenzen gesetzt sein.

Je eindeutiger und statischer die Geschäftsprozesse sind, desto eindeutiger können Strukturen und damit auch die Organisationsform definiert werden. Was passiert aber, wenn die Geschäftsprozesse, aufgrund von dynamischen Veränderungen im Markt, immer volatiler werden? Wenn sich die Anforderungen des Marktes immer komplexer und schneller verändern?

Die beste Lösung wäre eine dynamische, lebendige Organisation, die sich allen Veränderungen anpasst und zwar unabhängig davon wo die Veränderung stattfindet. Egal ob Einkauf, Produktion, Marketing, Vertrieb, IT oder einer der zahlreichen Admin-Bereiche. Unternehmen sollten so organisiert sein, dass es zu Ihrer DNA gehört schnell auf Veränderungen zu reagieren und notwendige Anpassungen für Prozesse und Abläufe jederzeit selbst vornehmen zu können.

Die Umstrukturierung steht nicht am Anfang des Wandels

Aber was muss sich ändern, um Veränderungen schnell erkennen zu können? Wir sind davon überzeugt, dass Unternehmen mit Eigenschaften wie einer kundenzentrischen Ausrichtung, einer zukunftsorientierten Vision und einem sinnvollen Zweck, diese Veränderungen am besten wahrnehmen. Wenn dann noch der Grad der Selbständigkeit aller Mitarbeiter sehr hoch ist wird eine permanente Anpassung die logische Folge sein.

Immer weniger Mitarbeiter arbeiten ausschließlich in Ihren Teams und Abteilungen und erfüllen nur die Aufgaben, für die sie mal eingestellt wurden. Immer mehr Mitarbeiter übernehmen zusätzliche Rollen, die sich aus veränderten Rahmenbedingungen ergeben, z.B. als Teilnehmer in Projekten. Die klassischen Organisationen, die sich häufig aus immer wiederkehrenden Abläufen und Prozessen ergeben, werden den neuen Herausforderungen des schnellen Wandels nicht mehr ausreichend gerecht werden.

Die traditionellen Strukturen und damit die Organisationsformen werden sich verändern und sehr viel stärker auf Ihren wichtigsten Akteur ausrichen – Ihren Kunden. Lassen Sie uns über Ihre Vision, den Zweck Ihrer Organisation und die kundenzentrischen Abläufe und Prozesse sprechen. Lassen Sie uns klären, wie Sie den Grad der Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeiter erhöhen können, damit sie ihren Bereich eigenständig und mit viel Zufriedenheit selbst weiterentwickeln. Am Ende dieses Prozesses werden sich neue Strukturen und eine Organisation ergeben, die diese neue Ausrichtung tragen und unterstützen.