Eine Strukturierte Anforderungsvermittlung hilft bei den Herausforderungen der digitalen Transformation
Unter dem Begriff der „Digitalisierung“ verstehen wir einen Wandel in Gesellschaft und Wirtschaft durch den Einsatz digitaler Technologien. Dieser Wandel, auch digitale Transformation genannt, ist für viele Unternehmen bereits überlebenswichtig geworden. Doch wie sollte man der Digitalisierung begegnen und was bedeutet das für die Vielzahl der Umsetzungsthemen?
Es geht nicht mehr nur darum, statische Informationen zu konsumieren. Im Fokus steht immer mehr die Nutzung neuer technischer Möglichkeiten mit dem Ziel, ganze Wertschöpfungsketten neu zu erschaffen. Die Anzahl der beteiligten Stakeholder bei der Entwicklung der IT-Lösungen steigt. Schnittstellen und Stakeholder sind darauf angewiesen, dass die Ergebnisse all dieser unterschiedlichen fachlichen Abläufe nahtlos und in Echtzeit ausgetauscht werden können.
Das Erkennen und Definieren klarer und für alle gleichermaßen verständlicher Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierung ist daher Essenziel
Eine effiziente und klare Vermittlung der Anforderungen an die IT-Systeme stellt einen enormen Erfolgsfaktor dar. Doch ohne ein strukturiertes Vorgehen in der Zusammenarbeit, insbesondere über die Methoden der Business Analyse (BA), dem Requirements Engineering (RE) oder dem Digital Design (DD), ist das nicht möglich.
Die Methoden des RE helfen Anforderungen in unterschiedlichen Situationen mit beliebigen Fragestellungen systematisch und strukturiert (sowohl klassisch als auch agil) zwischen unterschiedlichen Stakeholdern zu vermitteln. Als Resultat wird so, bei richtiger Anwendung, ein gemeinsames Verständnis für das Vorhaben zwischen allen Stakeholdern erreicht.
Für ein Verständnis über aktuelle und für die Digitalisierung relevante Maßnahmen ist es notwendig, die Methoden aus dem Requirements Engineering (RE) mit einer angemessenen Geschäftsprozess-Modellierung zu erweitern (wir bezeichnen die gezielte Kombination unterschiedlicher Disziplinen als Anforderungsvermittlung). Durch diese Kombination der Methoden des Requirements Engineering und der Geschäftsprozess-Modellierung kann der Kontext, in dem die digitale Transformation stattfindet, transparent gemacht werden.
Gleichzeitig wird ein Austausch zwischen den Stakeholdern initiiert, welcher wiederum zu einer Schärfung des relevanten Kontextes beiträgt. Anschließend ist der Problembereich so vertraut, dass die Anforderungen nicht nur richtig und vollständig ermittelt, sondern von allen Beteiligten mit den Kontext Informationen auch besser verstanden werden können.
Der Start über die Geschäftsprozessmodellierung
Eine gängige und weit verbreitete Notationsform für Geschäftsprozesse ist die „Business Process Model and Notation“ (BPMN). BPMN bietet eine Bibliothek von zielgruppen- und anwendungsfallgerechten Modellierungselementen.
Alle wichtigen Aspekte für die Anforderungsvermittlung (Systemkontext, Stakeholder/Akteure, Use Cases und User Storys, Bausteine einer Satzschablone) können bei richtiger Anwendung der BPMN aus einem Geschäftsprozessmodell entnommen und mit den Stakeholdern geteilt werden.
Eine gängige und weit verbreitete Notationsform für Geschäftsprozesse ist die „Business Process Model and Notation“ (BPMN). BPMN bietet eine Bibliothek von zielgruppen- und anwendungsfallgerechten Modellierungselementen.
In einer ersten Iteration sollte die Vorgehensweise wie folgt sein:
Hauptpfad eines Geschäftsprozesses modellieren (BPMN-„Happy Path“)
Essenzielle Aspekte im Systemkontext im Hauptpfad identifizieren.
Notwendige Maßnahmen identifizieren und Anforderungen ableiten.
Um die drei Punkte dieser Vorgehensweise greifbarer zu machen und einen kleinen Einblick in die BPMN zu geben, möchten wir ein Beispiel geben. Das unten dargestellte Diagramm zeigt einen stark vereinfachten Bestellprozess. Der Prozess verdeutlicht, wie die verschiedenen Modellierungselemente der BPMN das Verständnis über den dargestellten Ablauf erhöhen (z.B. „ovaler Kasten“ mit Hand = manuelle Tätigkeit (Task), im Gegensatz zu „ovaler Kasten“ mit Zahnrad = automatisierter Arbeitsschritt (Task)). Die weiteren Bestandteile des Diagramms werden in der darunterliegenden Tabelle „BPMN-RE-Mapping-Tabelle“ erläutert. Dabei steht jedes, mit einer Zahl versehenes BPMN-Modellierungselement für einen essentiellen Aspekt bei der weiteren Detaillierung der Anforderungen.
Schritt 1: Hauptpfad eines Geschäftsprozesses modellieren (BPMN-„Happy Path“)
Schritt 2: Essentielle Aspekte im Systemkontext identifizieren
Das BPMN-Prozessmodell gemeinsam mit der BPMN-RE-Mapping-Tapelle legt den Grundstein, um im Weiteren notwendige Maßnahmen zu Identifizieren und richtige und vollständige Anforderungen zu ermitteln. Durch eine besondere Visualisierung manueller Aktivitäten können für alle Beteiligten gleichermaßen verständliche Maßnahmen besprochen werden.
Das bedeutet am konkreten Beispiel: Wenn wir im Sinne der Digitalisierung für den oben dargestellten Bestellprozess Optimierungspotenzial suchen, könnten wir uns gezielt die Aktivitäten „Bestellung aufnehmen“ und „Kundendaten in System aufnehmen“ anschauen. Im Dialog mit dem Team würden sich Möglichkeiten geben, diese technisch unterstützt effizienter zu gestalten oder sogar zu automatisieren.
Schritt 3: Notwendige Maßnahmen identifizieren und Anforderungen ableiten
Die Begriffe aus der Geschäftsprozessmodellierung sollten bei der Formulierung der Anforderungen wiederverwendet werden. So definiert das Diagramm den relevanten Anforderungskontext.
Unser Fazit: Im Zeitalter des digitalen Wandels ist ein strukturiertes vorgehen und eine angemessene Visualisierung der Erfolgsfaktor.
Ein systematisches und diszipliniertes Vorgehen bei der Produktentwicklung und der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen unterstützt die Projektbeteiligten dabei, eine Struktur einzuhalten und Verschwendung zu vermeiden (siehe auch Werkzeugkoffer). Insbesondere bei der Digitalisierung von komplexen Prozessen im Unternehmen kann so unmittelbar und zielgerichtet zusammengearbeitet werden.
Durch die Nutzung der Geschäftsprozessmodellierung, im ersten Schritt die Entwicklung eines „Happy Path“ mit wenigen BPMN Elementen, können alle Akteure, menschliche wie technische, bei der Ermittlung der richtigen und vollständigen Anforderungen berücksichtigt werden. Sämtliche essenziellen Aspekte lassen sich durch Anwendung angemessener Modellierungselemente identifizieren. Es steht eine solide und abgestimmte Datenbasis für den weiteren Projektverlauf und die Anforderungsdetaillierung zur Verfügung. So nutzen wir unsere Ressourcen optimal und vermeiden Verschwendung bei der Produktentwicklung.
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