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Unser Blog erscheint regelmäßig mit neuen Beiträgen aus den Themenbereichen der Anforderungsvermittlung und agilen Skalierung.

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Requirements Engineering in verteilten Teams – Teil 2

Industriegebäude die zu einer Wolke hinführen

Nachdem ich im ersten Teil des Blog-Artikels “Requirements Engineering in verteilten Teams” auf die Bereiche “Zusammenarbeit” und “zeitliche Aspekte” eingegangen bin, möchte ich nun auf die Bereiche “technische Infrastruktur” und “kulturelle Unterschiede” eingehen.

 

Technische Infrastruktur

Eigentlich ein selbstverständliches Thema, dennoch haben meine Projekterfahrungen gezeigt, dass es noch nicht reibungslos mit der technischen Infrastruktur läuft. Eine stabile und performante Infrastruktur ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit in der Anforderungsvermittlung. Ein wichtiger Aspekt diesbezüglich ist eine leistungsstarke Internetverbindung: Ob beim Upload- und Download von Dateien, bei der gemeinsamen Zusammenarbeit über einen geteilten Bildschirm oder bei der Videokonferenz mit einer größeren Teilnehmerzahl. Oft ermöglicht erst eine leistungsstarke Internetverbindung ein effizientes und vor allem unkompliziertes, gemeinsames Arbeiten. Wenn die Internetverbindung gerne “mal wieder schwächelt”, ist dies oft frustrierend und der zeitliche Mehraufwand, Versuche zu unternehmen die Verbindung zu verbessern, steigt signifikant. Ein weiterer grundlegender Aspekt, der oft vergessen wird, ist das mobile oder Heim-Internet. Nur wenn dies, neben dem Unternehmensinternet, auch leistungsstark ist, können die Stakeholder mit mobilen Endgeräten an verschiedenen Standorten oder im Home-Office arbeiten oder an Infoveranstaltungen (wie z. B. den Reviews) teilnehmen. So sind alle Beteiligen an jedem Standort in vollem Umfang arbeitsfähig und können flexibel agieren.

Praxistipp 7: Eine leistungsstarke Internetverbindung ist essentiell für eine unkomplizierte und erfolgreiche Zusammenarbeit bei insbesondere verteilten Teams.

Bei der persönlichen digitalen Kommunikation, also per Telefon- oder Videokonferenz, ist entsprechende Hardware, wie Mikrofon, Lautsprecher und Kamera, notwendig. In vielen mobilen Endgeräten sind diese Hardwarekomponenten bereits fest eingebaut und können für eine erste Nutzung verwendet werden. Dies ist zwar unkompliziert und kostengünstig, aber bei intensiver Nutzung können unerwünschte Herausforderungen aufkommen. So erzeugt ein schlechtes Mikrofon ein möglicherweise als störend empfundenes Stimmbild, festinstallierte Lautsprecher eine auf Dauer zu Unkonzentriertheit führende Tonqualität und eine günstige, integrierte Kamera oft zu einem unscharfen Videobild. Als Einzelperson, als Team oder gar als Unternehmen sollte intensiv darüber nachgedacht werden, mit welcher Kommunikationshardware gearbeitet werden soll. Denn auch wenn externe Hardware in der Regel von höherer Qualität ist, muss diese finanziert werden, verfügbar sein und darüber hinaus installiert und konfiguriert werden. Das Ziel sollte es sein, dass alle beteiligten Personen die digitale Kommunikation nicht als unzugänglich oder als Hindernis ansehen.

Praxistipp 8: Eine professionelle Ausrüstung zur digitalen Kommunikation erhöht den Grad der effektiven Produktentwicklung, egal ob klassisch oder agil umgesetzt. In jedem Fall sollte die Kommunikationshardware vor einem Termin ausreichend getestet werden.

Als letzten Aspekt bei der technischen Infrastruktur haben meine Projekte gezeigt, dass die verwendete Software zur teaminternen Zusammenarbeit oft ein Hindernis darstellt. Hier stellen sich Fragen wie: Mit welcher Software möchten wir unsere Termine organisieren? Mit welcher Software möchten wir Telefon- oder Videokonferenzen durchführen? Mit welcher Software möchten wir Dateien bereitstellen und austauschen? In einer geschlossenen Unternehmenswelt stellen sich diese Fragen möglicherweise nicht, da die Software im ganzen Unternehmen vorgegeben ist. Falls dies nicht der Fall ist, ist eine Klärung dieser Fragen zwingend erforderlich, da ggfs. ein Beschaffungs- und Einrichtungsprozess begonnen werden muss.

Praxistipp 9: Stimmen Sie sich zu Beginn der digitalen Zusammenarbeit auf die entsprechenden Tools zur digitalen Zusammenarbeit ab. Je nachdem welche Entscheidung getroffen wird, müssen ggfs. Zugänge und Berechtigungen eingerichtet werden.

 

Kulturelle Unterschiede

Die Integration von verschiedenen Kulturen ist ein Thema für die Unternehmen von heute und morgen. In den heutigen Organisationen mit internationalen Mitarbeitern wird die Vielfalt der Belegschaft als eine der Herausforderungen beim Management der Mitarbeiter angesehen. Obwohl die Vielfalt in einer Belegschaft eine strategische Bedeutung hat, betrachten die Organisationen die Mitarbeiter oft als eine homogene und generische Kategorie. Die Qualität des Managements der kulturellen Vielfalt bestimmt in hohem Maße den Erfolg. Das gilt insbsondere für die Ermittlung und Entwicklung gewünschter Anforderungen in der Produktentwicklung, die durch kulturelle und sprachliche Barrieren nicht so einfach zu erheben sind. Grenzüberschreitende Aktivitäten können auf der einen Seite zwar die Kosten für die Produktentwicklung senken und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit eines Vorhabens verbessern; allerdings ist auf der anderen Seite die grenzüberschreitende Anforderungsvermittlung anspruchsvoll und komplex. Dies sollte im Vorfeld berücksichtigt werden.

Praxistipp 10: In Projekten mit unterschiedlichen Kulturen ist es besonders wichtig ein gemeinsames Verständnis der geplanten Produktidee zu haben und sich mehr Zeit für ein einheitliches Verständnis der Anforderungen zu nehmen. Für internationale Teams die gemeinsam Produktvisionen umsetzen ist daher eine effektive interkulturelle Zusammenarbeit und Kommunikation ein Schlüsselfaktor für den Erfolg.

Wird mit der kulturellen Vielfalt nicht behutsam umgegangen, kann es das Ausrichten auf das Vorhaben gefährden. Die Anforderungsvermittler müssen eine hohe kulturelle Sensibilität und interkulturelle Kommunikation fördern, um ihre Vorhaben erfolgreich umsetzen zu können. Diese notwendige Methodenkompetenz ist bei vielen Unternehmen nicht im Bewusstsein und viele Anforderungsvermittler stoßen auf Hindernisse, die sie bei sprachlich und kulturellen einheitlichen Vorhaben so niemals erleben würden.

Obwohl Organisationen grundsätzlich zugeben, dass Kultur ein Schlüsselfaktor für ihre Wettbewerbsfähigkeit ist, ergreifen sie nicht genügend Maßnahmen, um die Risiken eines unangemessenen Umgangs zu mindern. Der finanzielle Verlust durch unzureichende interkulturelle Kommunikation und Zusammenarbeit lässt sich beziffern. Eine Studie von The Economist Intelligence Unit, die 2012 mit 572 Führungskräften weltweit durchgeführt wurde, ergab, dass Kultur nicht angemessen bewertet wird und dass ein Bedarf besteht, die interkulturellen, sprachlichen und kommunikativen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern.

Praxistipp 11: Unternehmen sollten in der heutigen Zeit eine kulturspezifische Strategie fördern und verfolgen. Besonders sollten Anforderungsvermittler in internationalen Teams zu diesem Thema geschult werden.

 

Fazit

Im Zeitalter des digitalen Wandels ist ein strukturiertes Vorgehen der Erfolgsfaktor des Requirements Engineering. Wir können von den Herangehensweisen einer internationalen Zusammenarbeit lernen, wenn diese korrekt und angemessen angewendet werden. Meine Erfahrungen haben gezeigt, auch wenn viele der oben angesprochenen Themen eigentlich jedem klar sein sollten, dennoch oft nicht so gelebt werden. Daher sollte eine gewisse Struktur eingehalten und passende Methoden verwendet werden. Insbesondere bei der Realisierung von komplexen Produktvorhaben im agilen oder klassischen Setting kann so direkt und zielgerichtet zusammengearbeitet werden. Somit können auch die negativen Auswirkungen der oben genannten Herausforderungen vermieden werden.

Profilbild des Mitarbeiter Michael Jantsch

Über den Autor

Michael Jantsch ist Anforderungsvermittler mit den Schwerpunkten Anforderungsmanagement und Business- / Systemanalyse.

Sein Einsatz in Kundenprojekten umfasst das Ermitteln, Prüfen und Dokumentieren von Anforderungen, insbesondere an der Schnittstelle zwischen Business und IT

Seine besondere Stärke liegt auf der Unterstützung der Fachbereiche bei der Analyse des fachlichen Bedarfs und dem Übertragen des Kundenbedarfs in Systemanforderungen.

Anforderungsvermittler / Consultant

Über den Autor

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Michael Jantsch ist Anforderungsvermittler mit den Schwerpunkten Anforderungsmanagement und Business- / Systemanalyse.

Sein Einsatz in Kundenprojekten umfasst das Ermitteln, Prüfen und Dokumentieren von Anforderungen, insbesondere an der Schnittstelle zwischen Business und IT

Seine besondere Stärke liegt auf der Unterstützung der Fachbereiche bei der Analyse des fachlichen Bedarfs und dem Übertragen des Kundenbedarfs in Systemanforderungen.

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