Was haben Ängste und unterschiedliche mentale Modelle mit unseren Tätigkeiten als Requirement Engineer zu tun? Unsere Aufgabe als moderne Requirements Engineer ist es immer mehr, als Vermittler zu agieren, die Barrieren zwischen den Menschen aufzubrechen, die Akzeptanz für neue Arbeitsweisen zu fördern und eine effektive Zusammenarbeit anzuregen und zu begleiten.
Der sich immer schneller verändernde Markt setzt Unternehmen unter Druck, Trendthemen, wie Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und Agilität, umzusetzen. Die künstliche Intelligenz ChatGPT brauchte für 1 Mio. Nutzer 5 Tage und für 100 Mio. Nutzer nur. 2 Monate. Als Vergleich, Instagram benötigte für 100 Mio. Nutzer 2 Jahre, Telefonie benötigte dafür ganze 70 Jahre. Damit das Unternehmen marktfähig bleibt, müssen seine Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter einem Veränderungsprozess unterliegen. Oft gibt es Vorgaben ad hoc agile Methoden einzusetzen. Es reicht dabei allerdings nicht aus, Lösungen wie bspw. agile Vorgehensweisen vorzugeben. Die Veränderungen müssen bei den Menschen im Unternehmen beginnen.
Da diese tiefgreifende Veränderung in Organisationen immer notwendiger wird, jedoch der Mensch als Individuum hier oft unter geht, aber genau dieser besonders involviert werden muss, müssen wir das Requirements Engineering darauf anpassen und immer mehr als Vermittler auftreten. Unsere Aufgabe als Requirements Engineer besteht deshalb nicht mehr nur darin, eng in einer Disziplin strukturiert mit Anforderungen umzugehen, sondern immer mehr darin, alle Beteiligte bestmöglich einzubinden und einen klaren Weg im volatilen Projektalltag aufzuzeigen, indem wir auf den Menschen und das Vorgehen mit zugeschnittenen Methoden eingehen.
Tiefgreifende Veränderungen
Unternehmen versuchen, um schnell auf die Bedürfnisse des Marktes reagieren zu können, neue Lösungswege zu beschreiten und „experimentieren“ dabei oft mit dem agilen Ansatz (komplexer Bereich). Der Umgang und die Durchführung werden dabei oft sehr unterschiedlich und missverständlich wahrgenommen.
! Nicht optimal eingebundene Menschen stehen vor einer ernsten Herausforderung, da diese für den Veränderungsprozess in einem erhöhten Maße bereitstehen sollen und aufkommende Zweifel oder sogar Ängste nicht ausreichend beachtet werden.
Dazu kommt, dass eine neue Art der Zusammenarbeit geprägt wird und interdisziplinäre Teams entstehen müssen. Feste Phasen und klar abgegrenzte Disziplinen lösen sich auf, Komfortzonen müssen verlassen werden. Weitere Herausforderungen sind unterschiedlichste Arbeitsweisen, Wertvorstellungen und kulturelle Hintergründe der Menschen, welche wir häufig in Projekten erleben.
Bedeutung für den Menschen
Durch diese Wandlung kann Unmut bei den Beteiligten entstehen, insbesondere bei festgefahrenen Projektstrukturen und Unternehmen. Die Menschen in einem Projekt (unsere Stakeholder) müssen diesen Umstand „irgendwie“ durch ihre Zusammenarbeit kompensieren.
Mehr noch; die notwendige Akzeptanz sowie Motivation und Vertrauen gehen verloren.
Ein kleiner Ausflug in das kognitive Modell des Menschen: Die folgende Abbildung beschreibt, dass jeder Mensch eine unterschiedliche Perzeption (Wahrnehmung) von Informationen hat, d.h. die ein und die selbe Situation nimmt jeder Mensch unterschiedlich wahr. Die Perzeption geht in das Kurzzeitgedächtnis über, welches die Informationen interpretiert und verarbeitet. Im Zusammenspiel mit dem Langzeitgedächtnis entstehen mentale Modelle, die das konkrete Verhalten und die Einstellung zu Veränderung beeinflussen.
Neben der Herausforderung, mit unterschiedlichen mentalen Modellen umgehen zu müssen, bewältigen wir zusätzlich die Grundformen der Angst nach [Riemann]. Hierbei können Ängste, die von unseren Stakeholdern wahrgenommen werden, große Auswirkungen haben:
| ÄNGSTE | AUSWIRKUNGEN |
|---|---|
|
1. Angst vor Veränderung (etwas zu verlieren) |
1. Neue Menschen, Methoden und Vorgehen werden kritisch gesehen. |
|
2. Angst vor Notwendigkeit (sich festzulegen) |
2. Eine Veränderung wird nur „konzipiert“ und nicht gelebt. |
|
3. Angst vor Selbstwerden (alleine zu sein) |
3. Menschen fühlen sich schnell ausgeschlossen. |
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4. Angst vor Selbsthingabe (unterzugehen) |
4. Menschen zögern in interdisziplinären Team zu arbeiten. |
Unsere Empfehlungen im Umgang mit Veränderung
Um diese Ziele zu erreichen, muss sich das moderne Requirements Engineering eines (interdisziplinären) Werkzeugkoffers bedienen, mit dem es in die Lage versetzt wird, sich nicht nur dem Vorgehen des Entwicklungsprozesses, sondern auch den Bedürfnissen der Menschen anzupassen. Folgend sind drei Handlungsempfehlungen, um agile und klassische Denkweisen gleichermaßen einzubinden.
#1 Auch nicht Agil ist legitim, kommuniziere das.
Nicht in jeder Situation ist eine rein agile Herangehensweise sinnvoll. So reicht es z.B. in einer simplen Situation aus, über klare Vorgaben oder Phasen-orientiert das Problem zu lösen. Hier sind die Anforderungen und Technologien klar und daher wäre ein explorativer, agiler Ansatz wenig sinnvoll. Als Konsequenz ist es zu empfehlen gute Gewohnheiten mit neuen Methoden zu verknüpfen:
Menschen fühlen sich nicht ausgeschlossen (Angst alleine zu sein).
Bestehende mentale Modelle werden aufgegriffen und gezielt erweitert.
Motivation wird erhöht.
#2 Es gibt keine Blaupausen.
In dieser komplexen Situation und den Wechselwirkungen zwischen den Stakeholdern, ist es nicht immer einfach Ziele zufriedenstellend zu erreichen. Daher ist es umso wichtiger, Best-Practices anzuwenden und stets einen klaren Fokus zu behalten:
Auflösung des Konfliktes zwischen zentralen Zielen und dezentralen Teams durch gemeinsame Zieldefinitionen.
Auflösung von (Interessens-)Konflikten und Abhängigkeiten zwischen Teams zur Steigerung der Selbstorganisation und Motivation.
Transparenz über Rollen und Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen für eine klare und zielgerichtete Zusammenarbeit.
#3 Ein agiles Mindset entsteht nicht in einem Tagesworkshop
Der agile Weg beginnt mit Veränderung und endet mit einer neuen Denkweise.
Daher einfach starten, inspizieren lassen und konsequent anpassen. Der Fokus soll dabei klar auf den relevanten und machbaren Themen liegen.
Mentale Modelle ändern sich nur durch Erfahrung und Wiederholung. Die Retrospektive und regelmäßige Rituale nutzen.
„Angst sich festzulegen“ entgegenwirken.
Kultur im Umgang mit Veränderung (und Fehlern, die auf dem Weg passieren können) entsteht.
Fazit
Durch eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Art der Zusammenarbeit und der (Requirements Engineering-) Methodik in dieser, ist das Verständnis und die Akzeptanz für neue Wege gegeben. Ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen, Offenheit und eine strukturierte Arbeitsweise bilden dabei den Kern für eine wertschätzende und erfolgreiche Zusammenarbeit. Es liegt also zu einem hohen Maße an uns, den Anforderungsvermittlern:
Eine tiefgreifende Veränderungen in Organisationen wird immer notwendiger.
Der Mensch als Individuum geht hier oft unter und muss besonders involviert werden.
Wir müssen das Requirements Engineering darauf anpassen und immer mehr als Vermittler auftreten.
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