„Für UX haben wir im Projekt gerade keine Zeit.“ Vielleicht kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor. Anforderungen müssen fertig werden, der nächste Liefertermin steht fest und eine eigene UX-verantwortliche Person gibt es nicht. Auch der direkte Zugang zu den Nutzenden ist im Projektalltag keineswegs selbstverständlich.
Gleichzeitig beschreiben wir in der Rolle als Requirements Engineers täglich, wie Menschen mit einem System arbeiten sollen. Damit beeinflussen wir dessen Gebrauchstauglichkeit bereits durch unsere Anforderungen. Welche Möglichkeiten haben Requirements Engineers und Business Analysten also, auch unter diesen Bedingungen etwas zu bewegen?
Die UX-Wirkungskreise helfen dabei, den eigenen Handlungsspielraum zu erkennen und konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Usability und UX in der Projektwirklichkeit
Nutzerzentriertes Arbeiten bedeutet, Menschen und ihren Arbeitskontext zu verstehen, Prototypen zu testen und aus Rückmeldungen zu lernen. In der Projektwirklichkeit erschweren jedoch Zeitdruck, begrenzte Ressourcen, feste Strukturen und fehlender Zugang zu Nutzenden diese Arbeit.
User Experience (UX) umfasst die Wahrnehmungen und Reaktionen eines Menschen vor, während und nach der Nutzung eines Produkts, Systems oder einer Dienstleistung. Usability bezeichnet dagegen die Gebrauchstauglichkeit: ob Nutzende ihre Ziele in einem bestimmten Nutzungskontext effektiv, effizient und zufriedenstellend erreichen. Beide Begriffe hängen zusammen, sind aber nicht gleichbedeutend. Usability ist ein wichtiger Bestandteil einer positiven UX und umfasst beispielsweise verständliche Begriffe, einfache Bedienung und den Umgang mit Fehleingaben.
Drei Wirkungskreise als Orientierung
Wer einen Stein ins Wasser wirft, setzt etwas in Bewegung. Ähnlich können einzelne Impulse im Projekt über den eigenen Arbeitsplatz hinaus wirken.
Die UX-Wirkungskreise unterscheiden drei Ebenen: ICH, TEAM und ORGANISATION & UMFELD.
Sie sind ein Orientierungsinstrument und kein Reifegradmodell.
Die Fragen dahinter lauten:
Was kann ich selbst beeinflussen?
Was können wir gemeinsam vereinbaren?
Wofür brauchen wir Multiplikatoren?
Wirkungskreis ICH: Nutzung konkret machen
Betrachten wir ein sehr einfaches aber häufiges Beispiel aus der Praxis. Formulare sind häufig nötig, um Nutzerdaten zu erfassen. Dabei ist es auch nötig die Telefonnummer durch ein Telefonnummernfeld abzufragen. Das führt bespielsweise zu folgender Anforderung:
„Als Nutzer möchte ich meine Telefonnummer eingeben können.“
Die User Story benennt eine Funktion. Wie die Eingabe im Alltag funktionieren soll, bleibt jedoch offen. Wer gibt die Nummer ein und wofür wird sie benötigt? Welche Schreibweisen werden akzeptiert? Was passiert bei einer ungültigen Eingabe?
Solche Fragen sollten unmittelbar in die Erhebung und Definition von Anforderungen einfließen. Fünf Blickrichtungen helfen dabei:
Wer nutzt die Funktion?
In welchem Kontext wird sie verwendet?
Welches Ziel verfolgt die Person?
Was kann schiefgehen?
Woran erkennt die Person den Erfolg?
Für das Telefonnummernfeld könnten daraus Akzeptanzkriterien entstehen: Bei einer ungültigen Eingabe bleibt die Nummer im Feld stehen. Ein verständlicher Hinweis erklärt, was korrigiert werden muss (s. Abbildung).
Klären Sie außerdem relevante Rahmenbedingungen, etwa Endgeräte, Bildschirmgrößen oder die Bedienung mit Tastatur und Screenreader. Machen Sie kritische Annahmen sichtbar.
- Praxis-Tipp: Nehmen Sie im nächsten Refinement eine bestehende User Story und fragen Sie: „Wie wird das realistisch benutzt?“
Wirkungskreis TEAM: Kriterien gemeinsam vereinbaren
Aus der Antwort auf eine einzelne Frage kann eine gemeinsame Vereinbarung werden. Wenn mehrere User Stories Eingabefelder betreffen, muss das Team den Umgang mit Fehleingaben nicht jedes Mal neu diskutieren.
Ein Beispiel aus unserer Projektpraxis zeigt diesen Ansatz: Wir haben wiederverwendbare Kriterien für UI-Elemente gesammelt. Für Buttons umfasst die Sammlung beispielsweise die Beschriftung, den Typ, die Aktion beim Anklicken sowie die Bedingungen für den aktivierten und deaktivierten Zustand. Bei Eingabefeldern werden unter anderem erlaubte Zeichen, Pflichtangaben und maximale Eingabelängen betrachtet.
- Praxis-Tipp: Erstellen Sie für jede Komponente eine Checkliste mit wiederverwendbaren Kriterien. Halten Sie darin unter anderem Verhalten, Zustände, Fehlermeldungen, Barrierefreiheit und relevante Nutzungsszenarien fest.
Beschreibt eine User Story einen neuen Button, werden die passenden Kriterien herangezogen und für den konkreten Fall ausgefüllt. Die Sammlung dient damit als gemeinsame Grundlage für die Anforderungsarbeit.
Zusätzlich kann die Kriterienliste einem Agenten zur Verfügung gestellt werden. Bei der KI-gestützten Prüfung von User Stories gibt er entsprechende Hinweise. So lässt sich das vereinbarte Wissen auch für die Unterstützung der Anforderungsprüfung nutzen.
Weitere Teamvereinbarungen können einheitliche Begriffe, verständliche Aktionsbeschriftungen oder Rückmeldungen nach einer Aktion betreffen. Solche Regeln lassen sich in Checklisten, Qualitätsleitlinien oder einer Definition of Done verankern. In Refinements und Reviews prüft das Team gemeinsam, wie sie im jeweiligen Nutzungsszenario anzuwenden sind.
- Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit einem häufig verwendeten UI-Element und halten Sie fest, welche Fragen das Team dazu regelmäßig klären muss.
Wirkungskreis ORGANISATION & UMFELD: Lösungen wiederverwendbar machen
Wenn mehrere Teams ähnliche Aufgaben lösen, lohnt sich der Blick über die Teamgrenze. Eine gemeinsam gepflegte Komponente für Telefonnummern kann beispielsweise Eingabeformate, Rückmeldungen und Fehlerverhalten bündeln.
Ein Design System bietet dafür einen möglichen Rahmen. Neben der visuellen Gestaltung sind dokumentierte Verhaltensregeln und Nutzungsbeispiele hilfreich. Requirements Engineers können in ihren Anforderungen auf diese Grundlagen verweisen und verbleibende Besonderheiten konkretisieren.
Dafür braucht es Austausch: Wer pflegt die Komponente? Wie fließen neue Erkenntnisse ein? Welche Anforderungen ergeben sich aus Architektur, Barrierefreiheit oder Produktstrategie?
Gemeinsame Prinzipien geben Orientierung. Dazu gehören beispielsweise: Annahmen mit Nutzenden zu prüfen, unterschiedliche Nutzungsszenarien zu berücksichtigen und bewährte Lösungen samt ihrer Begründung zu teilen.
- Praxis-Tipp: Prüfen Sie, welche Ihrer Teamvereinbarungen auch für andere Teams hilfreich wären, und bringen Sie ein konkretes Beispiel in den Austausch ein.
Fazit: Kleine Impulse können weitere Kreise ziehen
Die Wirkungskreise beeinflussen sich gegenseitig: Eine Person erkennt eine Lücke, das Team vereinbart einen Standard und eine gemeinsame Komponente macht die Lösung über Teamgrenzen hinweg verfügbar. Diese Komponente unterstützt wiederum die Anforderungsarbeit von Einzelpersonen. Neue Team-Erfahrungen geben Anlass, sie weiterzuentwickeln.
Gute Usability braucht Menschen, die ihren Wirkungsbereich nutzen und andere einbeziehen. Der Einstieg kann eine Frage, ein Akzeptanzkriterium oder eine gemeinsame Vereinbarung sein.
Welchen Stein werfen Sie morgen ins Wasser?
Julia ist Beraterin mit den Schwerpunkten Business Analyse, Anforderungsmanagement (mit Fokus auf Traceability) und User Experience (UX). Mit ihrer breiten Erfahrung aus unterschiedlichen Bereichen wie der Softwareentwicklung, dem Requirements Engineering und der User Experience ist sie an der Schnittstelle zwischen Kunden und Entwicklungsteams im Einsatz. Dabei liegt ihr Augenmerk auf einem strukturierten und dokumentierten Vorgehen, passend zum Einsatzbereich.