OKRs - ab jetzt wird endlich alles besser bei uns ... oder doch nur alter Wein in neuen Schläuchen?

Anforderungsfabrik - arbeiten mit OKRs
Anforderungsfabrik - arbeiten mit OKRs
Anforderungsfabrik - arbeiten mit OKRs

Ein mit einem Datum niedergeschriebener Traum wird zum Ziel. Ein in Schritte gegliedertes Ziel wird zu einem Plan. Ein Plan, der durch Taten unterstützt wird, lässt Ihre Träume wahr werden.

Greg Reid

Sicherlich kennt jeder von uns Menschen, die eine große Vision in ihrem Leben haben und ehrgeizige Ziele verfolgen, die sie erreichen wollen. Es besteht jedoch (leider) ein großer Unterschied zwischen ihren Träumen und der tatsächlichen Realität. Man benötigt Ziele und Menschen, die an diesen Zielen arbeiten, um einen Traum Realität werden zu lassen.

Wie sieht es dazu in Unternehmen aus?

Seit längerem finden Studien immer wieder heraus, wie schwierig die Ausführung einer Strategie wirklich ist. Zum Beispiel stellten Kaplan und Norton schon 2005 fest, dass 90% der Organisationen ihre Strategie nicht umsetzten. Des Weiteren fanden sie auch heraus, dass 95% der Mitarbeiter die Strategie ihrer Organisation nicht kennen oder diese nicht verstehen. Eine weitere Studie (Harvard Business Review) aus dem Jahr 2015 ergab, dass fast die Hälfte der mittleren Führungskräfte nicht einmal eine der obersten Prioritäten ihrer Organisation nennen konnten. Interessanterweise sind es doch genau die mittleren Führungskräfte, die im Wesentlichen für die Umsetzung dieser Strategie verantwortlich sind. Wie können Sie sicherstellen, dass das, was sie tun, tatsächlich zur Umsetzung dieser Strategie beiträgt?

Mit Autonomie und Transparenz zum Erfolg

Das, was das Konzept OKR (Objectives and Key Results) als Intention verfolgt, unterstützt Sie dabei einen klaren Weg zum Erfolg aufgezeigt zu bekommen. Die Teams werden ihre Ziele konsequent erreichen können, indem sie einer einfachen Struktur folgen, so dass sie sicherstellen können, dass sie das Unternehmen tatsächlich vorantreiben. Ihren Teams wird somit mehr Autonomie gewährt und, als Konsequenz, sind sie für ihre eigenen Ziele verantwortlich, ohne ihnen vorzuschreiben, wie sie diese Ziele zu erreichen haben. Außerdem schaffen sie in Ihrer Organisation Transparenz, indem Sie mehr Klarheit darüber haben, was Ihre strategischen Prioritäten sind und jeder sehen kann, wie diese Arbeit zum großen Ganzen beiträgt.

Wir haben das Konzept der OKRs in der Anforderungsfabrik vor über einem Jahr eingeführt und dabei viel gelernt. Wir möchten unsere Erfahrungen gerne mit Ihnen teilen und starten hier mit dem ersten Blogbeitrag, mit folgenden Inhalten:

  • die Entstehung des Konzepts OKR

  • Grundlagen von OKRs

  • wie man gute OKRs schreibt

Entstehung des Konzepts OKR

Betrachten wir das Zielmanagement, so begann es mit Peter Drucker, der in den frühen 1950er Jahren (1954) das Konzept Management by Objectives entwickelte. Seitdem wurde Zielmanagement zu einem entscheidenden Bestandteil der Unternehmensführung. Andy Grove, der Mitbegründer von Intel (1968), war sehr an Druckers Managementkonzept interessiert. 1983 veröffentlichte er ein Buch mit dem Titel High Output Management. In diesem Buch verwendete er zum ersten Mal den Begriff OKR. John Doerr kam zu Intel (1974), arbeitete mit Andy Grove zusammen und kam so mit OKRs in Kontakt.

1999 investierte John Doerr in Google und schlug Larry Page und Sergey Brin die Idee der OKR vor, welche dann beschlossen das Konzept OKR bei Google zu implementieren. Larry und Sergey fanden das Konzept insbesondere interessant, da es den Mitarbeitern Eigenverantwortung gegeben hat und somit die Mitarbeiter sich selbst und sich gegenseitig herausforderten.

Das Konzept OKR enthält alle Erkenntnisse des Management by Objectives, es hat Kriterien, wie man seine Ziele am besten strukturiert und es überbrückt die Lücke zwischen ihnen.

Google nutzt das Konzept noch heute, für mehr als 60.000 Mitarbeiter weltweit. Das Konzept OKR ist bereits in vielen Unternehmen, in allen Größenordnungen und Branchen, als Zielmanagement-System im Einsatz.

Werfen wir einen ersten Blick darauf, was OKRs ganz konkret sind und warum man sie überhaupt einsetzen sollte. OKRs sind im Grunde zwei Dinge: Zum einen unterstützt es Sie Ihre Ziele, auf die es ankommt, zu entwickeln, zu messen und umzusetzen und zum anderen sind es Best Practices, die Ihnen helfen sollen, Ziele zu organisieren..

Ziele vs. OKRs

Stellen Sie sich vor, Sie möchten das Umsatzwachstum in Ihrer Organisation beschleunigen. Folglich würden Sie beispielsweise das folgende Ziel vorgeben: Signifikant mehr Umsatz aus neuen Geschäftsfeldern zu generieren. Des Weiteren geben Sie vor möglichst viele Verkaufsgespräche pro Woche zu führen und eine Messe zu veranstalten. Am Ende haben Sie also eine Liste von Zielen, die jedoch alle gleich wichtig erscheinen.

Wenn Sie konkret mit OKRs anfangen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass es mit OKRs aufwendiger ist, Ziele zu strukturieren. Diese Zeit ist jedoch gut investiert, da Sie und die Organisation viel mehr Klarheit darüber haben werden, was wirklich wichtig ist. Insbesondere ist diese Klarheit der Schlüssel zum Erfolg, wenn Sie mit Dutzenden, Hunderten, wenn nicht Tausende von Menschen in Ihrer Organisation zusammenarbeiten. Das Konzept OKR lässt sich auf alle Organisationsebenen und Bereichen einsetzen.

Die Struktur eines OKR

Nachdem wir nun gesehen haben, woher das Konzept OKR kommt und welchen Wert es für Ihre Organisation haben kann, lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Struktur eines OKRs werfen:

  • Das Objective beantwortet die Frage: „wohin soll ich gehen?“. Objectives sind Aussagen, die inspirieren und die Richtung vorgeben.

  • Key Results beantworten die Frage: „woher ich weiß, dass ich dorthin komme?“. Sie helfen Ihnen zu präzisieren, was Sie mit dem Objective meinen, und sie helfen Ihnen, die Fortschritte auf dem Weg dorthin messen zu können.

  • Initiatives beantworten die Frage: „was muss ich tun, um dorthin zu gelangen?“. Initiatives sind all die Arbeit, die Sie leisten, um Fortschritte bei Ihren Key Results zu erzielen.

Was sind Objectives im Detail?

Bevor Sie konkrete OKRs schreiben, müssen Sie ein gutes Verständnis davon haben, was Sie eigentlich erreichen wollen. Denken Sie dabei an die möglichen Objectives, die Sie in diesem Quartal erreichen möchten und stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Bringt das Objective das Unternehmen voran?

  • Ist das Objective inspirierend?

  • Hilft das Objective, die Unternehmensziele zu erreichen?

  • Ist das Objective zeitgebunden?

  • Ist das Objective in einem Quartal umsetzbar?

Während Sie sich diese Fragen stellen, sollten sie auch stets folgendes beachten:

  • Objectives sollten nicht einfach sein

    • Sie sollten sich bewusst sein, dass Ihre Erwartungshaltung nicht über 70% Ihres Ziels in einem Quartal liegen sollte. Wenn ein Ziel weit vor Ende des Quartals erreicht wird, war es am Anfang nicht groß genug gedacht worden. Wenn Sie nicht annähernd so weit kommen wie geplant, haben Sie stattdessen vielleicht ein (Halb-) Jahresziel festgelegt.

  • Objectives sollen nicht messbar sein

    • Sie sollen auch nicht durch versteckte Zahlen (z.B. verdoppeln) messbar gemacht werden. Die Key Results machen das Objective messbar.

  • Objectives sind keine Projekte mit Teilaufgaben.

    • Objectives sind ehrgeizige Ziele, die darauf abzielen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

Kommen wir zurück zu unseren initialen Ziel, den Umsatz zu steigern und dafür auch eine Messe durchzuführen. Das Thema Messe gehört in die Abteilung Marketing. Aufgrund der besonderen Situation durch Covid-19 entscheidet sich der Marketingleiter dazu, eine virtuelle Messe durchzuführen. Die Abteilung macht sich Gedanken zu einem inspirierenden und anspruchsvollem Ziel:

  • Unsere Inhouse-Messe soll trotz der aktuellen Reiseeinschränkungen die erfolgreichste Messe unserer Organisation im vierten Quartal werden.

    • dieses Objective ist gut, da es sowohl inspirierend, zeitgebunden ist, als auch dazu beiträgt, das Unternehmen voranzubringen

Was sind die Key Results im Detail?

Nachdem Sie sich für ein Objective entschieden haben, müssen Sie dann Ihre Key Results ableiten.

Key Results sollten:

  • spezifisch

  • quantifizierbar

  • erreichbar

  • Einstufung objektiv möglich

  • herausfordernd, aber nicht unmöglich sein

Während Sie die fünf vorherigen Punkte beachten, sollten sie auch stets folgendes berücksichtigen:

  • Key Results sind nicht binär

    • Die Key Results sollten numerisch sein. Wenn Ihr Key Result binär ist, kann es sich um eine Aufgabe oder einen Plan und nicht um ein Key Result handeln.

Einige gute Beispiele für Key Results wären:

  • Unsere Inhouse-Messe soll trotz der aktuellen Reiseeinschränkungen die erfolgreichste Messe unseres Unternehmens im vierten Quartal werden.

    • Es sind 10 % mehr Teilnehmer dabei, als im vergangen Jahr

    • Es werden min. fünf Gastbeiträge eingereicht

    • Die Bewertung der Teilnehmer liegt im Durchschnitt bei 80 Punkten

    • Min. 70 % der Teilnehmer bewerten die Gastbeiträge mit Daumen hoch

Diese Key Results sind quantifizierbar, eine Einstufung ist objektiv möglich und obwohl sie eine Herausforderung darstellen, sollten sie nicht unmöglich zu erreichen sein.

Wie man gute OKRs schreibt

Lassen Sie uns einige Beispiele durchgehen und sehen, was an jedem einzelnen gut ist oder was daran verbessert werden könnte.

  

Beispiel 1:

Objective

Wir veröffentlichen relevante Themen für unsere Kunden

Key Results

Gutes Beispiel

Schlechtes Beispiel

  • 10.000 Aufrufe auf unserem Blog generieren

  • 100 Shares bei unseren Blogs erhalten

  • den organischen Suchverkehr auf unserer Blog um zehn Prozent erhöhen

  • Blogbeiträge für unsere Webseite erstellen

  • Shares für unseren Blog erhalten

  • SEO verbessern

Dies ist ein gutes Beispiel für ein OKR. Das Objective ist ehrgeizig und bringt das Unternehmen voran, während die wichtigsten Key Results numerisch und objektiv quantifizierbar sind.

  

Beispiel 2:

Objective

Entwurf, Erstellung und Einführung eines neuen Produkts

Key Results

Gutes Beispiel

Schlechtes Beispiel

  • Eine repräsentative Befragung von mindestens
    100 bestehenden Kunden für eine neue Produktlinie.

  • Es sollen mindestens drei Eigenschaften abgefragt werden,
    die das neue Produkt haben muss.

  • ein neues Produkt erstellen

In diesem Fall könnte das OKR etwas Arbeit gebrauchen. Es ist wahrscheinlich nicht möglich, das Objective in einem einzigen Quartal zu erreichen, und während das linke Key Result gut ist, ist das rechte Key Result nicht quantifizierbar.

Zusammenfassung

Zusammenfassend sind Objectives Ihre großen inspirierenden Ziele, Key Results messen den Fortschritt zur Erreichung eines Objectives und Initiatives beschreiben die Arbeit, die erforderlich ist, um den Fortschritt bei den Key Results voranzutreiben. OKRs ermöglichen es, alle im Team auf gemeinsame Ziele auszurichten, sodass jeder eigenverantwortlich Arbeit für sich ableiten kann.

In dem zweiten Teil des Blog Artikel besprechen wir u.a.:

  • Typische Herausforderungen im praktischen Umgang mit OKRs

  • Gegenüberstellung von OKRs und anderen Methoden und einem Ausblick

  • Wie stimme ich OKRs in der Organisation mit anderen Bereichen / Abteilungen / verteilten Teams ab?

Ideen sind einfach. Die Ausführung ist alles. Es benötigt ein Team, um zu gewinnen.

John Doerr

ÜBER DEN AUTOR

Dr. Michael Prinz ist Anforderungsvermittler mit den Schwerpunkten Anforderungsmanagement und Business- / Systemanalyse.

Darüber hinaus ist er als Trainer rund um das Thema Requirements Engineering tätig. Sein Fokus liegt auf der menschlichen Komponente in komplexen Entwicklungsprojekten, insbesondere an der Schnittstelle zwischen Business und IT.

Anforderungsvermittler / Senior Consultant